¿Qué es y para qué sirve la contabilidad?

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¿Sabes qué es y para qué sirve la contabilidad? porque es un instrumento clave para la gestión de cualquier empresa o negocio, por pequeño que sea. La contabilidad tiene como objetivo poder dar una imagen fiel de la situación del negocio, es decir de su patrimonio (lo que tiene y lo que debe) y de su resultado (la diferencia entre los ingresos y los gastos).
En el siguiente vídeo sobre la contabilidad puedes ampliar información sobre qué es y para qué sirve la contabilidad:

Qué es el principio de partida doble explicado con ejemplos

En cuanto a qué es la contabilidad de una empresa podemos decir que es un sistema que permite recoger cualquier operación de un negocio a través de un sistema de cuentas, y usando el principio matemático de la partida doble. Inventado por Fray Luca Pacioli, fraile franciscano y matemático italiano, allá por el año 1494 con la publicación “Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita” en Venecia.
Gracias a dicho principio en la contabilidad se pueden detectar ciertos errores. Puesto que a la hora de cómo contabilizar una operación es igual que al hacer una ecuación, en la que la parte izquierda y derecha deben de ser iguales. Es decir que por ejemplo, vendemos 1000 euros que ingresamos en el banco.
Este principio es el que se aplica a través del sistema de cuentas que se denomina plan general contable, y que en España es responsabilidad del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas o ICAC.
Pero es gracias al principio de partida doble al que cuando una la contabilidad está bien hecha decimos que cuadra, porque se ha respetado la igualdad del principio de partida doble.

Hoy en día la contabilidad no ha cambiado casi nada, aunque las cuentas contables sí lo han hecho por la complejidad de las operaciones empresariales que recoge. Pero el principio de partida doble sigue siendo el mismo desde hace más de 500 años.

Programas informáticos de contabilidad y facturación gratuitos

Pero también ha cambiado la forma de llevar la gestión contable, pasando de medios manuales a medios informatizados. Es decir programas contables de software para ordenador, gratuitos o en Excel, que permiten detectar los errores con más facilidad y evitar los borrones y tachados que se producían cuando la contabilidad se llevaba con libros caligrafiados.
Algunos negocios, como los empresarios individuales en régimen de autónomos, pueden llevar la contabilidad la contabilidad de una empresa en Excel. Al tener que llevar simplemente libros registro de facturas. Lejos queda lo que pasaba hace décadas en los bares, donde las facturas pendientes de pago se dejaban pinchadas en un gran alfiler mientras que las pagadas se introducían en la caja como justificante del dinero retirado de la misma.
Una contabilidad bien planificada en base a la actividad de la empresa, llevada diariamente con programas para ordenador Mac o PC, que son mecanismos de control para detectar errores. Sin duda una poderosas herramienta para la gestión económico – financiera de cualquier empresa.
A pesar de ello muchas empresas no llevan adecuadamente su contabilidad, normalmente por llevarla con retrasos, lo que les impide obtener información para la toma de decisiones por parte de la Dirección.
La gestión contable y administrativa no es sólo una responsabilidad del departamento financiero, es la forma de controlar lo que ocurre a nivel económico – financiero en toda la empresa. Puesto que la contabilidad valora y recoge todas las operaciones que ocurren en el día a día del negocio, por pequeño que sea.

Para qué sirve la contabilidad en una empresa: el pago de impuestos

Llevar la contabilidad es una tarea obligatoria para cualquier negocio según la Hacienda Pública o Agencia Tributaria. Porque es la base utilizada para liquidar los principales impuestos de una empresa, nos referimos al Impuesto sobre el beneficio (ya sea el IS en sociedades o el IRPF en el caso el empresario individual o autónomo) y al IVA o Impuesto sobre el Valor Añadido.
Llevar al día la contabilidad permite rebajar el pago de estos impuestos. Puesto que en el impuesto sobre el beneficio se parte del resultado contable, esto es de la diferencia entre los ingresos y gastos recogidos en la contabilidad del ejercicio o periodo temporal a liquidar. Por lo que un gasto no incluido en dicha contabilidad, supondrá un mayor beneficio y por lo tanto un mayor impuesto a pagar. Algo tan simple como no contabilizar una factura de compra de mercancías, o no reflejar la amortización contable de una máquina, puede tener un elevado efecto negativo fiscal.
Lo mismo pasa con el IVA, con el problema de que al ser liquidado trimestral o mensualmente, dependiendo del régimen elegido y del tamaño de la empresa, un mayor pago de IVA tendrá un grave perjuicio para la tesorería del negocio. Las facturas contabilizadas son las que se incluyen a efectos de la liquidación periódica de IVA. Por lo que el IVA soportado de una factura de compra no contabilizada, supondrá un mayor IVA a pagar.

Uso de la contabilidad para información en la gestión del negocio

Pero la contabilidad es mucho más que la base para el pago de impuestos y otras obligaciones legales. Sirve para la toma de decisiones diarias en la gestión del negocio. Y si la información en el mundo de los negocios es poder, la contabilidad es la mayor fuente de información para cualquier negocio. Tanto que debemos de saber organizarla para que ese exceso de información no nos desborde, y podamos tener clara la situación de cara a tomar decisiones de mejora. Y por eso una buena contabilidad sirve para responder a preguntas como las siguientes:
  • ¿Tenemos suficiente liquidez?: muchas empresas cierran por problemas de liquidez no de solvencia, y la contabilidad sirve para saber si podemos hacer frente a los pagos a corto y largo plazo con el dinero y los créditos disponibles.
  • ¿Cuál es nuestro margen de beneficio?: tanto por producto, líneas de negocio, o tipo de cliente. Vender está muy bien, cobrar lo vendido es aún mejor, pero hacerlo a los clientes más rentables ya es lo máximo. Por eso una buena contabilidad sirve para analizar los márgenes anteriores y para poder tomar decisiones estratégicas sobre las líneas de negocio o los clientes más rentables.

Pero para que la contabilidad sirva para tener información para la gestión del negocio no basta con usar un buen programa de contabilidad, sino que hay que saber diseñar nuestros propios estados contables.

El balance y la cuenta de resultados son dos de los principales productos de la contabilidad, incluidos en las denominadas cuentas anuales, y su función es clave a la hora tomar decisiones y pagar impuestos. Pero los modelos oficiales no sirven para saber por qué ganamos o perdemos dinero. La clave de una contabilidad que sirve para la gestión no es saber si ganamos o perdemos dinero, sino el motivo.

Por eso, y para sacar la máxima utilidad a la contabilidad, debemos de adaptarla, a nivel de plan general contable de cuentas y estados contables. Teniendo en cuenta la actividad y el  sector en el que opera la empresa, así como las necesidades de información para la gestión de la misma.

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About Author

Miguel Figuera

Licenciado en Administración y Dirección de Empresas y Máster en Dirección Económica – Financiera. Profesional de la consultoría y de la capacitación para Pymes y emprendedores. Experto en marketing, ventas, finanzas y gestión. Inicialmente orientó su carrera profesional en el área financiera, para luego especializarse en marketing y gestión empresarial.